Costi di stampa
Vediamo insieme i fattori da considerare quando si valuta il costo di una stampante.
Sia che lavoriate in azienda o a casa, probabilmente utilizzate una stampante quasi ogni giorno, il che significa che prima o poi dovrete sostituirla. Quando arriverà il momento, vi chiederete sicuramente quanto vi costerà la nuova stampante.
Per capire il costo di una stampante, non bisogna limitarsi al prezzo di acquisto, ma considerare il costo totale della stampante nel corso della sua vita.
In questo post analizziamo i fattori che influenzano il costo totale di una stampante. Oltre al prezzo di acquisto del dispositivo vi rientrano anche i costi per la carta e i materiali di consumo, l’elettricità, la manutenzione e le riparazioni. Queste spese, indispensabili per l’esercizio di una stampante, vengono spesso dimenticate come blocco di costo, ma rappresentano la quota più alta dei costi totali.
Quali fattori influenzano il costo di una stampante per ufficio?
Le stampanti a getto d’inchiostro hanno spesso un prezzo di acquisto contenuto. Tuttavia, non sono generalmente raccomandate per gli ambienti commerciali o aziendali che richiedono un’elevata frequenza di utilizzo o grandi volumi di stampa con un’alta qualità.
Le stampanti laser possono essere più costose di quelle a getto d’inchiostro al momento dell’acquisto. A livello di costi di esercizio tuttavia, sono spesso più economiche e, soprattutto, più durevoli delle stampanti a getto d’inchiostro.
Prima di acquistare una nuova stampante e di valutarne il costo, è importante considerare i requisiti del nuovo dispositivo.
Potrete risparmiare molto tempo e denaro affrontando l’argomento in dettaglio già in anticipo. Per farlo, ponetevi le seguenti domande:
- Quali requisiti dovrà soddisfare la mia nuova stampante?
- Quanti utenti lavoreranno con il dispositivo?
- Cosa voglio fare esattamente con il dispositivo?
- Approssimativamente, quante pagine dovrà stampare ogni mese?
- Desidero stampare/fotocopiare a colori?
- Su quali formati di carta desidero stampare?
- Desidero poter stampare su entrambi i lati (fronte/retro)?
- Di quanti cassetti carta ho bisogno?
- Di quali interfacce ho bisogno?
- Desidero stampare in modalità wireless (wi-fi)?
- La stampante deve avere determinate dimensioni / è adatta alla posizione prevista?
- Quali criteri di sicurezza deve soddisfare la stampante?
- Quali servizi esterni deve supportare la stampante (cloud, Office 365, ecc.)?
- Quanto deve essere scansionato e come vengono elaborate le scansioni?
La valutazione delle risposte vi aiuterà a scegliere una soluzione di stampa personalizzata, adatta al vostro ufficio o alla vostra azienda. Considerate anche che nelle aziende di medie e grandi dimensioni la selezione, l’acquisto, la cura e la manutenzione di un dispositivo, nonché la pianificazione dei materiali di consumo, sono attività molto complesse e spesso impegnano notevoli risorse.
Nuova o ricondizionata?
Se una stampante nuova non rientra nella vostra fascia di prezzo, ma avete comunque bisogno di prestazioni professionali, dovreste cercare una stampante ricondizionata.
Le stampanti ricondizionate sono modelli usati che sono stati restituiti al termine di un contratto di noleggio. Questi dispositivi vengono generalmente revisionati e controllati per verificarne la funzionalità e le condizioni operative impeccabili.
Le stampanti ricondizionate sono spesso molto più economiche dei modelli più recenti. Raccomandiamo i modelli del leader del settore Xerox. Negli apparecchi marche sconosciute l’usura meccanica è spesso molto più evidente. I malfunzionamenti sono più frequenti e la qualità delle stampe e delle copie ne risente notevolmente.
Le stampanti nuove sono l’opzione migliore se si desidera l’ultimo modello sul mercato o se si ha bisogno di funzionalità all’avanguardia. Parlate con SMARTEC, vi aiuteremo a trovare l’opzione di stampa giusta per la vostra applicazione individuale.
Considerazioni sul toner utilizzato
Uno dei maggiori fattori di costo tra i materiali di consumo per stampanti laser e fotocopiatrici è sicuramente il toner. Il contratto di manutenzione SMARTEC include il toner e tutti i materiali di consumo a prezzi estremamente vantaggiosi. Come ulteriore vantaggio, tutti i servizi di assistenza e manutenzione sono inclusi per l’intero periodo di utilizzo del dispositivo. Un pacchetto spensierato che si rivela economicamente interessante per voi non appena elaborate più di 200 pagine al mese e un dispositivo.
Il toner OEM (Original Equipment Manufacturer) è una cartuccia di toner prodotta dall’azienda che ha costruito la stampante. Le cartucce OEM sono più costose di altri tipi di toner, ma presentano tassi di errore molto bassi e consentono di ottenere risultati di alta qualità.
Le cartucce di toner rigenerate sono state utilizzate più volte, pulite, sostituite con parti nuove e ricaricate. A seconda del marchio e del processo, la qualità, l’affidabilità, la gamma e la suscettibilità ai guasti differiscono notevolmente dalle cartucce originali.
Lasciatevi consigliare su questo punto ed evitate le offerte esca e scambio. Controllare il fornitore. Dispone di specialisti e di un’organizzazione di servizi? Oppure si tratta di un puro broker online? Esistono servizi di più ampia portata e un possibile supporto nei casi problematici?
Attenzione: toner compatibile
Quando si tratta di toner compatibili, si ottiene ciò che si paga.
Il toner compatibile è talvolta chiamato toner generico ed è prodotto da un fornitore terzo, quindi non ha alcun legame con il produttore originale della macchina.
I toner compatibili sono economici, ma la qualità non è allo stesso livello di quelli OEM o di altri tipi di toner. Inoltre, vi è un elevato rischio di malfunzionamenti e guasti alle apparecchiature a causa di toner compatibili di scarsa qualità.
Il volume mensile di pagine
Un’altra considerazione sui costi delle stampanti è il volume di pagine mensile consigliato per il sistema.
È il numero di pagine che si possono stampare in un mese per mantenere la macchina in condizioni ottimali. In casi estremi, ciò può significare che una stampante ha un ciclo di lavoro mensile massimo di 10.000 pagine, ma il volume di pagine mensile consigliato è di sole 1000 pagine.
Se si fa un paragone con la velocità massima di un’automobile, che è di 240 km/h: si può guidare l’auto ogni giorno a 240 km/h, ma il motore non la manterrà a lungo e mostrerà presto segni di usura e di cedimento.
Lo stesso principio vale per la vostra stampante: se la fate funzionare al massimo ogni giorno, molto presto dovrete spendere i soldi per una nuova stampante. Ecco perché è importante sapere qual è il vostro volume di stampa mensile quando valutate l’acquisto. E poi abbinare questo dato al volume di stampa mensile consigliato per il modello desiderato.
Considerazioni sulla carta
Indipendentemente dalla stampante che possedete o che intendete acquistare, il tipo di carta per fotocopie che utilizzate avrà un impatto sui vostri costi complessivi.
La carta speciale può dare risultati migliori per le copie e le foto a colori, ma costa di più rispetto agli altri tipi di carta. La carta comune per fotocopie è quindi l’opzione più economica. In ogni caso, è necessario tenere conto dei tipi di carta raccomandati dal produttore della stampante. La carta per fotocopie scadente può causare inceppamenti nella stampante e persino costosi fermi per manutenzione.
Servizi di stampa gestiti (MPS)
I servizi MPS efficienti hanno un elevato effetto di risparmio. Molti servizi di manodopera sostenuti in relazione al funzionamento dei dispositivi di output dell’azienda non sono nemmeno riconosciuti come spese. Allo stesso tempo, ci sono molti compiti per l’amministrazione, la contabilità, l’IT e anche per gli utenti finali che si verificano regolarmente e non hanno nulla a che fare con il compito principale di questi dipartimenti.
Un MPS efficiente riduce i costi nascosti di circa il 50%. Più grande è l’azienda, maggiore è questo effetto. Grazie a un elevato grado di automazione dei processi manuali, a un chiaro strumento di amministrazione e all’aiuto dei nostri specialisti, il vostro coinvolgimento è notevolmente ridotto.
Con un MPS, sono inclusi anche i servizi di manutenzione completi e tutti i materiali di consumo. Per questo motivo il costo per pagina stampata è inferiore, pur offrendo maggiori prestazioni. Anche i costi sono trasparenti e possono essere pianificati con precisione.
Sintesi
Non è necessariamente facile determinare quanto costa una pagina stampata, come si compongono i costi di stampa sostenuti e quali impostazioni sono attualmente causa di costi elevati. Molti fattori giocano un ruolo importante nel determinare il costo della stampa. A ciò si aggiungono i costi di manutenzione periodica, che possono costituire una parte considerevole dei costi totali. Senza un contratto di manutenzione, si aggiungono i costi di viaggio per il tecnico e le parti di ricambio.
Nella maggior parte dei casi, vale la pena stipulare un contratto di manutenzione per la stampante o la fotocopiatrice, che comprende tutti i costi e viene fatturato a tariffa fissa o per pagina stampata. Un contratto MPS ancora più esteso aiuta anche nella pianificazione automatica degli intervalli di manutenzione e nella gestione delle apparecchiature.
SMARTEC vi offre contratti MPS e di manutenzione adattati alle vostre esigenze individuali. Parlate con noi.
Quattro potenziali di risparmio per il funzionamento di stampanti e fotocopiatrici
1. ottimizzazione del dispositivo
Assicuratevi che il vostro personale lavori con le attrezzature giuste. Utilizzare la modalità di risparmio energetico e del toner per ottimizzare il consumo di energia. Ritirare le apparecchiature vecchie e inutilizzate.
2. efficienza del processo
Velocizzate i processi di stampa in azienda, in viaggio o dall’ufficio di casa e riducete i tempi di inattività con la manutenzione preventiva e predittiva.
3. gestione dei documenti
Digitalizzate i documenti cartacei e automatizzate i lavori di stampa di grandi dimensioni o di routine, in modo che il vostro personale possa concentrarsi sulle cose che contano.
4. Servizi di stampa gestiti SMARTEC
Risparmiate significativamente sui costi e sul tempo gestendo la manutenzione dei dispositivi con un partner di servizi di stampa gestiti. Gli effetti sono molteplici: l’IT è alleggerito grazie all’automazione e al monitoraggio, l’impegno amministrativo è notevolmente ridotto, la disponibilità delle apparecchiature è elevata, i malfunzionamenti sono rari, non ci sono costi nascosti, non ci sono rischi finanziari, non ci sono scorte di materiali, un referente professionale è sempre pronto.