Gestione documentale
Una soluzione di gestione documentale integrata fa molto di più per la vostra azienda della semplice somma dei singoli componenti.
Molte piccole e medie imprese si sforzano oggi di implementare l’ufficio senza carta. Anche se la digitalizzazione è piuttosto avanzata, ancora oggi vengono prodotte ed elaborate grandi quantità di documenti cartacei. Per combinare questi documenti con quelli digitali in un flusso di lavoro, è necessario lo strumento giusto.
Anche un’azienda molto piccola oggi genera molti dati, quindi la scelta di un sistema di gestione documentale (Document Management System, DMS) affidabile e scalabile è fondamentale per ottimizzare e automatizzare i flussi di lavoro.
Per le PMI, un sistema di gestione documentale efficiente può portare a una maggiore efficienza lavorativa per diversi motivi. In parole povere, il DMS è un luogo in cui archiviare e organizzare i documenti. Anche il controllo delle versioni, i flussi di lavoro, le autorizzazioni di accesso, il backup e la protezione dei dati dovrebbero essere integrati in una soluzione DMS.
Che cos’è la gestione documentale e come scegliere un sistema di gestione documentale?
La gestione documentale è un sistema o un processo per l’acquisizione, il monitoraggio e l’archiviazione di documenti elettronici come PDF, file di elaborazione testi e immagini digitali di contenuti cartacei. Offre sicurezza dei dati, controllo degli accessi, archiviazione centralizzata, audit trail e ricerca e apertura ottimizzate dei documenti.
Un software di gestione documentale comprende un’ampia gamma di funzioni, molte delle quali possono essere fondamentali per la gestione efficace di un’azienda.
Per le PMI, un DMS efficiente può portare a una maggiore efficienza lavorativa per diversi motivi. In parole povere, il DMS è un luogo in cui archiviare e organizzare i documenti. Anche il controllo delle versioni, i flussi di lavoro, le autorizzazioni di accesso, il backup e la protezione dei dati dovrebbero essere integrati in una soluzione di gestione documentale.
Il DMS è il punto di partenza per l’archiviazione, il salvataggio e l’autorizzazione di vari documenti aziendali. La possibilità di classificare i dati è un’altra caratteristica del DMS che può cambiare completamente il modo in cui l’organizzazione mappa e implementa i propri flussi di lavoro.
I sistemi di gestione documentale possono fungere da strumenti di collaborazione, combinando canali di comunicazione efficaci in ufficio con i requisiti e le politiche di sicurezza necessari.
L’archiviazione tradizionale dei file, come la conosciamo dai nostri sistemi IT, è spesso problematica. Esistono alcune funzioni per l’impostazione delle autorizzazioni relative a file o cartelle, ma tali autorizzazioni possono essere facilmente modificate o completamente aggirate semplicemente spostando i file da una cartella all’altra. Tracciare le modifiche apportate a un documento archiviato in una cartella condivisa su un server aziendale è quasi impossibile per gli utenti, così come tenere e analizzare un audit trail. L’uso di un DMS consente di ottenere miglioramenti significativi.
Archiviazione e cooperazione
In sostanza, un sistema di gestione documentale deve essere in grado di archiviare molti diversi formati di documenti. Prima di prendere una decisione, è necessario considerare attentamente i formati utilizzati nella propria azienda e confrontarli con qualsiasi sistema potenziale. Ancora oggi, esistono alcuni tipi di file proprietari, soprattutto nelle applicazioni industriali personalizzate (ad esempio, i software ERP), che non tutti i DMS sono in grado di supportare.
Inoltre, il sistema di gestione documentale deve fornire strumenti per organizzare e trovare questi file con il minimo sforzo. Nella maggior parte dei casi i DMS sono dotati di una «funzione di ricerca intelligente». Questa è un’altra caratteristica importante da testare durante la fase di valutazione.
Funzioni come i tag e i campi chiave personalizzabili sono importanti per trovare i file. Alcune soluzioni offrono funzioni che classificano o contrassegnano automaticamente i documenti in base a regole configurate dall’utente. Questo non solo migliora l’affidabilità dei dati alla base dei documenti, ma aumenta anche la garanzia che gli utenti possano trovare rapidamente i documenti di cui hanno bisogno.
Molti sistemi di gestione documentale includono un certo spazio su cloud per l’archiviazione online. Per la maggior parte delle aziende, questo non è però il fattore più importante nella valutazione di un DMS. L’attenzione dovrebbe essere posta piuttosto sul flusso di lavoro del team, come la condivisione dei documenti, la visualizzazione delle modifiche (come in una cronologia delle revisioni organizzata) o la possibilità di lavorare su un documento contemporaneamente a uno o più altri utenti.
Un altro scenario comune è l’integrazione del sistema di gestione documentale con altre applicazioni aziendali. Poiché elaborano documenti spesso centrali per molti processi aziendali, i DMS possono fungere da fulcro per altri processi aziendali, fornendo dati e funzionalità ad altre applicazioni.
Se questo aspetto è importante per voi, durante la fase di valutazione dovreste concentrare la vostra attenzione sulle integrazioni precostituite che un potenziale fornitore mette a disposizione.
Sicurezza e compliance
Le aziende che devono soddisfare requisiti specifici di conformità o altre disposizioni legali –, tra cui le società finanziarie, i consulenti fiscali, gli avvocati, gli studi medici e qualsiasi altra organizzazione in cui vengano memorizzati ed elaborati i dati dei clienti – dovrebbero esaminare attentamente le caratteristiche di sicurezza e compliance dei vari DMS. Le funzionalità di sicurezza più avanzate, come audit trail, funzioni di autorizzazione avanzate o strumenti di autenticazione aziendale come l’autenticazione a più fattori (MFA) o l’integrazione con un sistema di gestione dei dispositivi, sono in questi casi non soltanto «nice to have» ma assolutamente indispensabili.
L’archiviazione è un’altra area rilevante per la sicurezza che la maggior parte dei sistemi di gestione documentale supporta. Le aziende sono tenute per legge a conservare i documenti per un determinato periodo di tempo. Il DMS dovrebbe fornire strumenti per prevenire la cancellazione permanente dei file. Idealmente, la soluzione di archiviazione dovrebbe facilitare la corretta identificazione dei file obsoleti senza esporre la vostra azienda a rischi legali.
Un buon esempio
di un sistema di gestione documentale efficace è SMARTEC Swiss Standard DMS – il sistema di gestione documentale per le PMI svizzere. Oltre a una ricca gamma di funzioni DMS, SMARTEC Swiss Standard DMS consente anche l’archiviazione digitale dei documenti aziendali secondo il Codice delle Obbligazioni svizzero (Olc, IVA).
L’intelligente soluzione DMS è anche il componente più importante di una moderna strategia di Enterprise Content Management, che assicura che i file siano archiviati e gestiti in modo strutturato. La comoda funzione di ricerca consente di trovare tutti i documenti in base al nome del file, ai metadati o al contenuto del documento, indipendentemente dal PC o dal dispositivo mobile in uso.
Archiviazione digitalizzata e professionale
SMARTEC Swiss Standard DMS mappa interi archivi di classificatori federali in modo semplice e trasparente. Ma non solo gli archivi cartacei, anche la consueta crescita incontrollata dell’archivio di Windows Explorer viene impedita e strutturata dal DMS. Tutti i documenti aziendali vengono gestiti in modo centralizzato, non ridondante e trasparente.
L’accesso avviene tramite un sistema di autorizzazione sicuro, che può essere adattato in modo granulare e specifico per il cliente. SMARTEC Swiss Standard DMS è ufficialmente certificato in conformità alla Olc svizzera (Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei documenti aziendali). Pertanto, le cartelle scansionate e il loro contenuto possono essere eliminati senza esitazione. I documenti vengono salvati automaticamente in formato PDF/A ISO e sono quindi protetti in modo permanente.
SMARTEC Swiss Standard DMS memorizza i dati su un cloud privato svizzero (o sui vostri server di rete). Grazie alla crittografia, alla gestione delle autorizzazioni, alla firma elettronica, alla gestione delle revisioni e al backup dei dati, i documenti originali sono sempre protetti e possono essere ricevuti o generati in modo sicuro anche su dispositivi mobili. Il sistema integra nel flusso di lavoro i dispositivi multifunzione e i sistemi di stampa Xerox esistenti.
SMARTEC Swiss Standard DMS – caratteristiche:
- Strutturazione di raccolte di documenti (dossier, sottodossier e struttura dei fascicoli)
- Indicizzazione dei documenti
- Check-in e check-out automatici
- Gestione dei metadati
- Ricerca a testo completo
- Versione del documento
- Gestione del ciclo di vita
- Integrazione nelle soluzioni di scansione
- Protezione dell’accesso efficiente e sicura
- Crittografia
- Registrazione dell’accesso ai dati
- Conformità dell’archiviazione attraverso
la garanzia dell’integrità dei dati - Integrazione in applicazioni specializzate
(scambio di dati master, collegamenti tra documenti) - Accesso mobile e indipendente dalla posizione
- Integrazione intuitiva in Outlook / Office
- Archiviazione in formato PDF/A
