Dokumentenmanagement

Eine integrierte Dokumentenmanagement-Lösung leistet mehr für Ihr Unternehmen als nur die Summe der Einzelkomponenten

Viele kleine und mittelständische Unternehmen streben heute danach, das papierlose Büro umzusetzen. Auch wenn die Digitalisierung recht weit fortgeschritten ist, werden auch heute noch grosse Mengen von Papierdokumenten erzeugt und bearbeitet. Um diese mit digitalen Dokumenten in einem Workflow zu kombinieren, benötigen Sie das richtige Werkzeug.
Selbst ein sehr kleines Unternehmen generiert heute sehr viele Daten, daher ist die Wahl eines zuverlässigen und skalierbaren Dokumentenmanagement-Systems der Schlüssel zur Optimierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen.
Für KMUs kann ein effizientes Dokumentenmanagement-System aus mehreren Gründen zu einer besseren Arbeitseffizienz führen. Ganz simpel: Das DMS ist ein Ort zum Speichern und Organisieren von Dokumenten. Versionskontrolle, Workflows, Zugriffsberechtigungen, Backup und Datenschutz sollten ebenfalls in einer DMS-Lösung integriert sein.

 

Was ist Dokumentenmanagement und wie sollte ich ein Dokumentenmanagement-System auswählen?

 

Dokumentenmanagement ist ein System oder ein Prozess zum Erfassen, Verfolgen und Speichern elektronischer Dokumente wie PDFs, Textverarbeitungsdateien und digitaler Bilder von papierbasierten Inhalten. Es bietet Datensicherheit, Zugriffskontrolle, zentralisierte Speicherung, Audit-Trails und optimierte Suche und Abruf von Dokumenten.
Dokumentenmanagement-Software umfasst eine breite Palette von Funktionen, von denen viele für die effektive Führung eines Unternehmens entscheidend sein können.

Für KMUs kann ein effizientes DMS aus mehreren Gründen zu einer besseren Arbeitseffizienz führen. Ganz simpel: DMS ist ein Ort zum Speichern und Organisieren von Dokumenten. Versionskontrolle, Workflows, Zugriffsberechtigungen, Backup und Datenschutz sollten ebenfalls in einer Dokumenten Management-Lösung integriert sein.
Das DMS ist der Ausgangspunkt für das Speichern, Sichern und Freigeben verschiedener Geschäftsdokumente. Die Möglichkeit, Daten zu klassifizieren, ist eine weitere DMS-Funktion, die die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen seine Arbeitsabläufe abbildet und umsetzt, vollständig verändern kann.
Dokumentenmanagement-Systeme können als Kollaborationstools fungieren, die effektive Kommunikationswege im Büro mit den nötigen Sicherheitsanforderungen und Richtlinien kombinieren.
Die herkömmliche Dateispeicherung, wie wir sie von unseren IT-Systemen kennen, ist oft problematisch. Es gibt zwar bestimmte Funktionen zum Festlegen von Berechtigungen für eine Datei oder einen Ordner, diese Berechtigungen können jedoch schnell herabgesetzt oder vollständig ausgehebelt werden, indem einfach Dateien von einem Ordner in einen anderen verschoben werden. Das Nachverfolgen von Änderungen an einem Dokument, das in einem freigegebenen Ordner auf einem Unternehmensserver gespeichert ist, ist für Benutzer fast unmöglich, ebenso wie die Pflege und Auswertung eines Audit-Trails. Durch den Einsatz eines DMS lassen sich erhebliche Verbesserungen erzielen.

 

Speicherung und Zusammenarbeit

 

Im Grunde sollte ein Dokumentenmanagement-System in der Lage sein, Dokumente in einer Vielzahl von Dateitypen zu speichern. Sie sollten die in Ihrem Unternehmen verwendeten Formate sorgfältig prüfen und vor der Entscheidung mit jedem potenziellen System abgleichen. Auch heute noch gibt es einige proprietäre Dateitypen, insbesondere in kundenspezifischen Branchenanwendungen (z. B. ERP Software), die nicht jedes DMS unterstützen kann.

 

Abgesehen davon sollte das Dokumentenmanagement-System Tools bereitstellen, um diese Dateien zu organisieren und mit minimalem Aufwand zu finden. In den meisten Fällen erfolgt dies in Form einer «intelligenten Suchfunktion». Dies ist eine weitere wichtige Funktion, die Sie während Ihrer Evaluierungsphase testen sollten.

Funktionen wie Tags und anpassbare Schlüsselfelder sind wichtig, um Dateien zu finden. Einige Lösungen bieten Funktionen, die Dokumente, basierend auf von Ihnen konfigurierten Regeln, automatisch klassifizieren oder markieren. Dies verbessert nicht nur die Zuverlässigkeit der Daten hinter Ihren Dokumenten, sondern erhöht auch die Gewährleistung, dass Benutzer die benötigten Dokumente schnell finden können.

Viele Dokumentenmanagement-Systeme enthalten eine gewisse Menge an Online-Cloud-Speicher. Für die meisten Unternehmen ist dies nicht der wichtigste Faktor bei der Bewertung eines DMS. Team-Workflow, wie das Teilen von Dokumenten, das Anzeigen von Änderungen (wie in einem organisierten Revisionsverlauf) oder das gleichzeitige Arbeiten an einem Dokument mit einem oder mehreren anderen Benutzern, sollten bei der Auswahl im Vordergrund stehen.

Ein weiteres häufiges Szenario ist die Integration Ihres Dokumentenmanagement-Systems mit anderen Geschäftsanwendungen. Da sie Dokumente verarbeiten, die für viele Geschäftsprozesse oft von zentraler Bedeutung sind, können DMS als Dreh- und Angelpunkt für andere Geschäftsprozesse fungieren, indem sie die Daten und Funktionen in andere Apps einspeisen.

Wenn dies für Sie wichtig ist, sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit in der Evaluierungsphase auf alle vorgefertigten Integrationen richten, die ein potenzieller Anbieter zur Verfügung stellt.

 

Sicherheit und Compliance

Unternehmen mit besonderen Compliance- oder gesetzlichen Auflagen, darunter Finanzunternehmen, Steuerberater, Anwälte, Arztpraxen und überall dort, wo Kundeninformationen gespeichert und bearbeitet werden, sollten die Sicherheits- und Compliance-Funktionen genau prüfen. Fortgeschrittenere Sicherheitsfunktionen wie Audit Trails, erweiterte Berechtigungsfunktionen oder Enterprise-Authentifizierungstools wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) oder die Integration in ein Geräteverwaltungssystem sind weniger eine «nice-to-have»-Funktion sondern sollten als obligatorisch angesehen werden.
Die Archivierung ist ein weiterer sicherheitsrelevanter Bereich, den die meisten Dokumentenmanagement-Systeme unterstützen. Unternehmen müssen Aufzeichnungen für einen festgelegten Zeitraum gesetzlich aufbewahren. Ihr DMS sollte Tools bereitstellen, um das dauerhafte Löschen von Dateien zu verhindern. Im Idealfall bietet es Ihnen eine Archivierungslösung, um die ordnungsgemäße Identifizierung veralteter Dateien zu erleichtern, ohne Sie rechtlich zu gefährden.

Ein gutes Beispiel

für ein effektives Dokumenten Management System ist das SMARTEC Swiss Standard DMS - Das Dokumenten Management System für Schweizer KMUs. SMARTEC Swiss Standard DMS ermöglicht neben den vielfältigen DMS Funktionen auch die digitalen Archivierung Ihrer Geschäftsdokumente gemäss Schweizer OR (GeBüV, MWSt).

Die smarte DMS-Lösung ist zudem wichtigster Baustein einer modernen Enterprise Content Management Strategie, damit Dateien strukturiert abgelegt und verwaltet werden. Über die komfortable DMS-Suche finden Sie sämtliche Belege und Dokumente nach Dateinamen, Metadaten oder Datei-Inhalten, egal an welchem PC oder mobilen Gerät Sie sich gerade befinden.

Digitalisierte, professionelle Archivierung

SMARTEC Swiss Standard DMS bildet ganze Bundesordner-Archive einfach und transparent ab. Aber nicht nur Papierarchive, auch der übliche Wildwuchs im Windows Explorer-Archiv wird unterbunden und durch das DMS strukturiert. Ihre Geschäftsdokumente werden zentral, nicht-redundant und transparent verwaltet.

Zugriffe erfolgen über ein sicheres Berechtigungssystem, welches granular und kundenspezifisch angepasst werden kann. SMARTEC Swiss Standard DMS ist offiziell gemäss der Schweizer GeBüV zertifiziert (Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher). Deshalb können eingescannte Ordner mitsamt deren Inhalte ohne Zögern entsorgt werden. Die Dokumente werden automatisch im PDF/A-ISO-Format gespeichert und sind somit nachhaltig gesichert.

SMARTEC Swiss Standard DMS speichert die Daten auf einer Schweizer Private Cloud (oder auf Ihren Netzwerkservern). Durch Verschlüsselung, Berechtigungsmanagement, Signatur, Revisionsmanagement und Daten-Backups sind die originalen Dokumente stets geschützt und können auch auf mobilen Geräten sicher empfangen oder generiert werden. Das System integriert ihre vorhandenen Xerox Multifunktionsgeräte und Drucksysteme in den Workflow.

SMARTEC Swiss Standard DMS Features:

  • Strukturierung von Dokumentenkollektionen (Dossier, Unterdossier und Dateistruktur)
  • Indizierung von Dokumenten
  • Automatisches Check-in und Check-out
  • Management von Metadaten
  • Volltextsuche
  • Versionierung von Dokumenten
  • Lifecycle-Management
  • Integration in Scanlösungen
  • Effizienter, sicherer Zugriffsschutz
  • Verschlüsselung
  • Protokollierung des Datenzugriffs
  • Konformität der Archivierung durch
    Sicherstellung der Datenintegrität
  • Integration in spezialisierte Anwendungen
    (Stammdatenaustausch Verknüpfung von Dokumenten)
  • Mobil und standortunabhängiger Zugriff
  • Intuitive Integration in Outlook / Office
  • Archivierung im PDF/A-Format

 

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