Wie viel kostet Sie ein Drucker tatsächlich?
Wir beschreiben, welche Faktoren Sie bei den Druckerkosten berücksichtigen sollten.
Egal, ob Sie in Ihrer Firma oder dem Homeoffice arbeiten, wahrscheinlich verwenden Sie fast jeden Tag einen Drucker – das bedeutet, dass Sie diesen irgendwann ersetzen müssen. Wenn es so weit ist, fragen Sie sich sicherlich, wie viel der neue Drucker Sie tastsächlich kosten wird.
Um die Kosten eines Druckers zu verstehen, müssen Sie mehr als nur den Anschaffungspreis berücksichtigen, Sie müssen die Gesamtkosten Ihres Druckers während seiner gesamten Lebensdauer berücksichtigen.
In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die Faktoren, die die Anschaffungskosten eines Druckers beeinflussen. Dazu gehören neben dem Kaufpreis für das Gerät auch die Kosten für Papier und Verbrauchsmaterialien, Strom, Wartung und Reparaturen. Der Aufwand zum Betreiben eines Druckers wird als Kostenblock oft vergessen, hat aber den höchsten Anteil an den Gesamtkosten.
Welche Faktoren beeinflussen die Kosten eines Bürodruckers?
Tintenstrahldrucker sind oft sehr günstig in der Anschaffung. Sie werden aber in der Regel nicht für kommerzielle oder geschäftliche Umgebungen empfohlen, in denen eine hohe Anwendungsfrequenz oder ein grösseres Druckvolumen mit hoher Qualität gefordert ist.
Laserdrucker können in der Anschaffung teurer sein als Tintenstrahldrucker. Im laufenden Betrieb sind Laserdrucker aber oft günstiger und vor allem langlebiger als Tintenstrahldrucker.
Ganz wichtig vor der Anschaffung eines neuen Druckers und den Überlegungen zu den Kosten sind Ihre Anforderungen, die Sie an das neue Gerät stellen.
Sie können viel Zeit und Geld sparen, wenn sie sich vorab ausführlich mit dem Thema auseinandersetzen. Dazu beantworten Sie sich selbst einige Fragen:
- Welche Ansprüche habe ich an meinen neuen Drucker?
- Wie viele Nutzer sollen mit dem Gerät arbeiten?
- Was genau möchte ich mit dem Gerät machen?
- Wie viele Seiten werden auf dem Gerät pro Monat in etwa gedruckt?
- Möchte ich farbig drucken / kopieren?
- Welche Papierformate möchte ich bedrucken?
- Möchte ich beidseitig (duplex) drucken können?
- Wie viele Papierfächer benötige ich?
- Welche Schnittstellen benötige ich?
- Möchte ich kabellos (W-Lan) drucken?
- Darf der Drucker nur bestimmte Abmessungen haben, passt er an den vorgesehenen Stellplatz?
- Welche Sicherheitskriterien soll der Drucker erfüllen?
- Welche externen Dienste soll der Drucker unterstützen (Cloud, Office 365 etc.)
- Wieviel soll gescannt werden und wie werden die Scans weiter verarbeitet?
Die Auswertung der Antworten hilft Ihnen bei der Auswahl einer massgeschneiderten Druckerlösung, passend für Ihr Homeoffice oder Unternehmen. Bedenken Sie auch, das für mittelständische und grosse Unternehmen die Auswahl, der Kauf, die Pflege und die Wartung sowie die Planung der Verbrauchsmaterialen sehr komplexe Aufgaben darstellen und häufig erhebliche Ressourcen binden.
Neu oder generalüberholt?
Wenn ein neuer Drucker ausserhalb Ihrer Preisklasse liegt, Sie aber trotzdem einen professionellen Leistungsumfang benötigen, sollten Sie sich nach einem generalüberholten Drucker umschauen.
Generalüberholte Drucker sind gebrauchte Modelle, die aus einem abgeschlossenen Mietvertrag zurückgegeben wurden. Diese Geräte werden generalüberholt und auf ihre Funktionalität und einen tadellosen Betriebszustand geprüft.
Generalüberholte Drucker sind oft deutlich günstiger als die neuesten Modelle. Wir empfehlen dazu die Modelle des Branchenprimus Xerox. Mechanischer Verschleiss und Abnutzung machen sich bei Geräten von No-Name-Anbietern oft deutlich stärker bemerkbar. Es muss häufiger mit Störungen gerechnet werden und die Qualität der Drucke und Kopien leidet erheblich.
Neue Drucker sind die beste Option, wenn Sie das neueste Modell auf dem Markt wünschen oder cutting edge Funktionalität benötigen. Sprechen Sie mit SMARTEC, wir helfen Ihnen dabei die richtige Druckeroption für Ihren individuellen Anwendungsfall zu finden.
Überlegungen zum verwendeten Toner
Einer der grössten Kostenfaktoren bei den Verbrauchsmaterialen für Laserdrucker und Kopiersysteme ist sicherlich der Toner. Im SMARTEC Wartungsvertrag ist Toner und jegliches Verbrauchsmaterial enthalten und das zu extrem günstigen Preisen. Als weiterer Vorteil sind jegliche Service- und Wartungsleistungen über die gesamte Einsatzzeit eines Gerätes enthalten. Ein Sorglos-Paket, welches wirtschaftlich dann für Sie interessant ist, sobald Sie mehr als 200 Seiten pro Monat und Gerät verarbeiten.
OEM-Toner (Original Equipment Manufacturer) ist jede Tonerkartusche, die von der Firma hergestellt wird, die Ihren Drucker gebaut hat. OEM-Patronen sind teurer als andere Tonertypen, haben jedoch sehr geringe Fehlerraten und ermöglichen eine qualitativ hochwertige Ausgabe.
Wiederaufbereitete Tonerkartuschen wurden mehrmals verwendet, gereinigt, durch neue Teile ersetzt und nachgefüllt. Je nach Marke und Verfahren weichen Qualität, Verlässlichkeit, Reichweite und Störanfälligkeit von den Originalkartuschen stark ab.
Lassen Sie sich hierzu von uns beraten und meiden Sie Lockangebote. Prüfen Sie den Anbieter. Verfügt er über Spezialisten und eine Service-Organisation? Oder handelt es sich um einen reinen Online-Broker? Gibt es weiter reichende Leistungen und allfällige Unterstützung bei Problemfällen?
Achtung: Kompatibler Toner
Wenn es um kompatiblen Toner geht, bekommen Sie, wofür Sie bezahlen.
Kompatibler Toner wird manchmal auch als allgemeiner Toner bezeichnet und wird von einem Drittanbieter hergestellt – er hat also keine Verbindung zum ursprünglichen Hersteller Ihres Gerätes.
Kompatible Tonersind zwar billig, aber die Qualität ist im Vergleich zu OEM- oder anderen Tonertypen nicht auf demselben Level. Dazu bestehen hohe Risiken von Fehlfunktionen und Gerätestörungen, die auf schlecht hergestellten kompatiblen Tonern basieren.
Das monatliche Seitenvolumen
Eine weitere Überlegung zu den Druckerkosten ist das empfohlene monatliche Seitenvolumen für Ihr System.
Das ist die Anzahl der Seiten, die Sie in einem Monat drucken können, um Ihr Gerät in optimalem Zustand zu halten. Im Extremfall kann das bedeuten, dass ein Drucker einen maximalen monatlichen Arbeitszyklus von 10.000 Seiten hat, aber das empfohlene monatliche Seitenvolumen nur 1000 Seiten beträgt.
Wenn Sie das mit der maximalen Höchstgeschwindigkeit eines Autos vergleichen, die 240 km/h beträgt: Sie können das Auto jeden Tag mit 240 km/h fahren, der Motor wird das aber nicht lange mitmachen und bald Abnutzungs- und Ausfallerscheinungen zeigen.
Das gleiche Prinzip gilt für Ihren Drucker – wenn Sie ihn täglich maximal betreiben, müssen Sie schon sehr bald das Geld für einen neuen Drucker ausgeben. Darum ist es auch so wichtig, dass Sie sich bei Ihren Vorüberlegungen zum Kauf darüber im Klaren sind, wie hoch Ihr monatliches Druckvolumen tatsächlich ist. Und dieses dann mit dem empfohlenen monatliches Druckvolumen Ihres Wunschmodells in Einklang bringen.
Überlegungen zum Papier
Unabhängig davon, welchen Drucker Sie besitzen, oder anschaffen wollen, wird sich die Art des verwendeten Kopierpapiers auf Ihre Gesamtkosten auswirken.
Spezialpapier kann bessere Ergebnisse für Farbkopien und Fotos liefern, kostet aber mehr als andere Papiersorten. Einfaches Kopierpapier ist daher die wirtschaftlichste Option. Wobei Sie auf jeden Fall die Papiersorten berücksichtigen sollten, die Ihr Druckerhersteller empfiehlt. Billiges Kopierpapier kann zu Papierstaus in Ihrem Drucker führen und sogar zu teuren Wartungsausfällen.
Managed Print Services (MPS)
Einen hohen Spareffekt haben effiziente MPS-Leistungen. Viele Arbeitsleistungen, die im Zusammenhang mit dem Betrieb von Ausgabegeräten im Unternehmen anfallen, werden gar nicht als Aufwand erkannt. Dabei gibt es für die Administration, die Buchhaltung, die IT und auch die Endanwender sehr viele Aufgaben, die regelmässig anfallen und nichts mit der Kernaufgabe dieser Abteilungen zu tun hat.
Ein effizientes MPS reduziert versteckte Kosten um ca. 50 %. Je grösser ein Unternehmen, desto grösser ist dieser Effekt. Mittels hoher Automatisation von manuellen Abläufen, einem übersichtlichen Verwaltungstool und der Hilfe unserer Spezialisten wird Ihre Mitwirkung stark reduziert.
Bei einem MPS sind auch die vollumfassenden Wartungsleistungen und alle Verbrauchsmaterialien enthalten. Darum fallen die Kosten pro gedruckter Seite tiefer aus und das bei gleichzeitig mehr Leistung. Die Kosten sind zudem transparent und genau planbar.
Zusammenfassung
Wie teuer eine gedruckte Seite ist, wie sich die entstandenen Druckkosten zusammensetzen und welche Einstellungen aktuell dazu führen, dass Sie mit hohen Kosten zu kämpfen haben, ist nicht unbedingt einfach zu bestimmen. Bei der Ermittlung der Druckkosten spielen zahlreiche Faktoren eine wichtige Rolle. Dazu kommen noch die regelmässigen Wartungskosten, die einen merkbaren Anteil an den Gesamtkosten ausmachen können. Ohne Wartungsvertrag kommen auch Fahrtkosten für den Techniker und Ersatzteile dazu.
In den meisten Fällen lohnt sich hier ein Wartungsvertrag für den Drucker oder Kopierer, der alle Kosten einschliesst und als Pauschale oder per gedruckter Seite abgerechnet wird. Ein noch weitergehender MPS-Vertrag hilft darüber hinaus mit automatischer Planung von Wartungsintervallen und Gerätemanagement.
SMARTEC bietet Ihnen MPS und Wartungsverträge, die auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst sind. Sprechen Sie uns an.
Vier Einsparpotenziale für den Betrieb von Druckern und Kopiersystemen
1. Geräteoptimierung
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter mit den richtigen Geräten arbeiten. Nutzen Sie den Energie- und Tonersparmodus und optimieren Sie dadurch den Energieverbrauch. Schicken Sie alte und nicht gebrauchte Geräte in Rente.
2. Prozesseffizienz
Beschleunigen Sie Druckprozesse im Unternehmen, von unterwegs oder aus dem Homeoffice und reduzieren Sie Ausfallzeiten mithilfe vorbeugender und vorausschauender Wartung.
3. Dokumentenmanagement
Digitalisieren Sie Papierdokumente und automatisieren Sie umfangreiche oder routinemässige Druckaufträge, damit Ihre Mitarbeiter sich den Dingen widmen können, auf die es ankommt.
4. SMARTEC Managed Print Services
Sparen Sie erheblich an Kosten und Zeit, indem Sie den Unterhalt der Geräte mit einem Managed-Print-Services-Partner betreiben. Dies hat umfassende Effekte: die IT wird durch Automatisation und Monitoring entlastet, die Administrationsaufwände reduzieren sich stark, die Verfügbarkeit der Geräte ist hoch, Störungen selten, es treten keine versteckten Kosten auf, es gibt keine finanziellen Risiken, eine Bevorratung von Materialien entfällt, ein professioneller Ansprechpartner ist jederzeit bereit.
